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Existe-t-il encore de vraies réunions ?

Selon une étude menée par OpinionWay en juin 2017, les salariés français passent, en moyenne, 4,5 heures en réunion chaque semaine, soit trois semaines par an. Pour les cadres, le temps est multiplié par deux, doit 6 semaines passées en réunion chaque année. Le même sondage indique que près de 2 salariés sur 10 regrettent l’absence d’ordre du jour ou d’objectif clairement défini, tandis que 26% ne se sentent nullement concernés par les réunions auxquelles ils sont conviés. Les entreprises françaises souffriraient-elles de réunionite aiguë ? Comment venir à bout d’une pratique chronophage et souvent, peu productive et source de stress ?

Que fait-on pendant les réunions, dans les entreprises françaises ?

Rendez-vous incontournables dans la grande majorité des entreprises, les réunions s’inscrivent soit dans la régularité, à raison d’une ou plusieurs fois par semaine, soit à titre exceptionnel. Quel que soit l’objectif de la réunion à laquelle ils sont conviés, les participants se voient rarement proposer la possibilité de décliner l’invitation. Les réunions sont donc des rendez-vous incontournables ET obligatoires, pour la plupart.

Lorsque les équipes sont divisées en fonctions et par projets, les réunions se font souvent plus nombreuses, à la demande du chef d’équipe. Ainsi, le mode d’organisation des entreprises françaises, de plus en plus compartimentées, va de pair avec l’augmentation des réunions.

Lorsqu’elles prennent d’autres formes, qu’elles s’appellent conférences, séminaires, brainstorm et autre débriefing, les réunions ne sont pas nécessairement plus efficaces et productives pour autant. Le résultat est sans appel : les participants perdent du temps, voient leur travail s’accumuler alors qu’ils sont contraints à participer à une séance de table ronde sans objectif particulier ni ordre du jour et la productivité diminue. Les résultats sur la santé mentale des individus se mesurent également par leur niveau de stress qui va en s’accentuant, suivis de problèmes auxquels les RH sont confrontés au quotidien.

Réunionite aiguë : un mal français ?

Yves Morieux, économiste, sociologue et directeur du Boston Consulting Group, place les réunions dans la même case que les procédures inutiles : des actions qui vont au détriment de la créativité et de l’efficacité. Le ton est donné.

Derrière leur image d’entreprises agiles, réactives et parfois même, libérées, les entreprises sont sclérosées par un manque d’efficacité, en raison d’une organisation trop compliquée, de lourdeurs administratives et autres reportings trop nombreux. En 2017, l’indice BCG qui mesure la complexité interne des entreprises, mettait la France au premier rang, évaluant des critères comme le nombre de couches hiérarchiques, de procédures de contrôle ou de reportings. Et la manie des réunions résulte en un tiers du temps passé par les cadres à se rencontrer, inutilement pour une bonne partie.

Un tour d’horizon de la manière dont les réunions sont perçues chez nos voisins anglo-saxons ou encore en Asie, permet de se rendre à l’évidence : alors que les premiers considèrent les meetings comme des moments décisionnaires importants, les seconds utilisent les rencontres pour jauger leurs interlocuteurs. Pourquoi, dans l’Hexagone, continue-t-on à bâiller aux corneilles, à regarder sa montre ou à consulter son smartphone pendant les réunions ? Pire encore, pourquoi en est-on venu à créer, chez les salariés et les cadres français, une aversion à la réunion, à tel point que les uns et les autres s’y rendent à contrecœur la plupart du temps?

Les bonnes pratiques de la réunion en entreprise

Si les réunions sont les ennemies de la productivité pour les entreprises françaises, comme l’affirment de nombreux spécialistes, à l’image de Jason Fried, fondateur du service de gestion de projet collaboratif minimaliste Basecamp, il est certainement grand temps de réfléchir aux moyens de les éviter ou de les rendre plus productives. Parmi ces moyens, de nombreuses astuces qui sont à la portée de tout un chacun :

Réunion ou pas réunion ? Avant même d’envisager la possibilité de se rencontrer, la question à se poser est la suivante : a-t-on vraiment besoin d’une réunion ?Un email ou une conversation téléphonique ne suffiraient-ils pas ?

Le timing des réunions : Lors d’une rencontre organisée par l’Economic Club de Washington, Jeff Bezos, a communiqué quelques informations quant à ses petites habitudes de travail au quotidien. Parmi celles-ci, une routine matinale qui ne fait aucune place aux réunions avant 10 heures du matin. Le patron d’Amazon donne un nom aux rendez-vous matinaux : « les réunions à haut QI ». Celles qui impliquent des décisions plus importantes, quant à elles, sont prises avant 17 heures.

En outre, une réunion doit avoir une heure de début… et une heure de fin. La gestion du temps, surtout en entreprise, n’est-elle pas une compétence-clé que l’on souhaite développer à tous les niveaux ?

L’organisation de la réunion : Pas d’ordre du jour, pas de réunion.

Les participants : Si les réunions ne sont pas toutes nécessaires, peut-être que certains participants ne le sont pas non plus. Et pourquoi ne pas leur permettre de décliner l’invitation ?

L’objectif de la réunion : Chaque regroupement devrait être basé sur une problématique correctement formulée. Et d’ailleurs, pourquoi ne pas se rencontrer à l’endroit où le problème se pose, plutôt qu’entre quatre murs ?

La finalité de la réunion : Elle doit être décidée en amont, au moment même où la réunion démarre. Que l’on souhaite prendre une décision, proposer des solutions ou envisager un changement, la finalité doit être claire pour tous et personne ne doit quitter la salle sans avoir une idée claire de la manière dont il/elle va contribuer à faire avancer les choses.

Peut-on envisager la réunion autrement ?

Si réunion il doit y avoir, réunion il y aura. Chez Google, par exemple, des règles simples ont été mises en place pour orchestrer des réunions efficaces. Ainsi, chaque meeting fait l’objet d’un preneur de décision ; le nombre de participants est limité à 10 ; chacun doit participer et donner son avis ; aucune décision ne doit attendre une réunion et doit être prise immédiatement.

Dans l’entreprise 2.0, l’utilisation d’outils collaboratifs est envisageable pour maximiser la productivité de certaines réunions. Prise de notes, comptes rendus, points à traiter… et pourquoi ne pas envisager de les partager grâce à des outils pratiques comme Google Docs, par exemple ? De même qu’un outil de mindmapping peut permettre de mieux visualiser certaines problématiques et d’aborder un sujet dans sa globalité. Ela est également le cas lorsqu’il s’agit de permettre aux individus de participer à distance et contribuer à la réflexion collective…

Si la réunionite aiguë cause des soucis aux entreprises, le remède se trouve certainement dans la prise de conscience des dirigeants et de chaque collaborateur, quant à des habitudes bien ancrées que l’on ne pense même plus à remettre en question. A commencer par le mélange entre partage d’informations, d’idées, prise de décisions et échanges informels. Dans quel(s) cas a-t-on véritablement besoin d’une réunion ?